안녕하세요. 결과를 만드는 이재훈입니다. 이번 글에서는 PDCA의 뜻과 적용 방법과 사례, 그리고 주의할 점에 대해서 알아보도록 하겠습니다. PDCA는 얼핏 당연한 거 아니야?라는 생각이 들 정도로 쉬운 이야기이지만, 그 파워는 매우 막강합니다. 여러분이 회사에서 혹은 가정에서 혹은 스스로에게 적용해 보신다면 기대 이상의 성과를 이루실 수 있을 겁니다.
PDCA 란 무엇인가?
PDCA는 계획(plan), 실행(do), 검토(check), 개선(act)의 네 가지 과정을 반복적으로 수행하여 품질 향상을 목적으로 하는 관리 방법론입니다. 이 방법론은 미국의 통계학자인 엔지니어링 관리학의 창시자인 셰익마(Shewhart)와 일본의 쿠로다(Kuruda)가 개발하였으며, 그 후에 미국의 품질관리 전문가인 1950년에 에드워드 데밍(Deming)이 이를 보완하여 대중화시켰습니다. PDCA는 조직 내에서 문제 해결과 성과 개선을 위한 중요한 도구로 활용되며, 많은 기업이 이를 적용하여 경영성과를 향상시키고 있습니다. 뭔가 어려운 이야기 같지만, 한가지만 기억하시면 됩니다. PDCA는 '지속적으로 향상시키는 방법'이다. 앞의 문장에서는 무엇을 향상시키는지 빠졌지요? 거기에 뭔하시는 것을 넣으면 됩니다. 품질이라면 PDCA는 '지속적으로 품질을 향상시키는 방법이다.'가 될 것이고, '성적이라면 지속적으로 성적을 향상시키는 방법이다.' 가 될 것입니다.
PDCA 는 지속적으로 '어떤 것'을 향상시키는 방법이다.
PDCA 4단계(Plan-Do-Check-Act)
PDCA의 단계에 대해서 알아보겠습니다. PDCA는 Plan(계획), Do(실행), Check(검토), Act(개선)의 네 가지 단계로 구성됩니다. PDCA는 4글자로 이루어져 있지요? 각 단계의 앞글자를 따서 PDCA 라고 부릅니다. PDCA 4단계 중에서 A를 여기서는 Act 라고 했지만, Action 혹은 Adjust 라고도 이야기합니다. 단어는 다르지만, 해당 단계에서 하는 일은 같으니 너무 신경 쓰지 마세요.
1. Plan(계획)
2. Do(실행)
3. Check(평가)
4. Act(개선)
PDCA 반복실행으로 지속적인 개선
위의 4단계를 통해서 조직 내에서 문제를 빠르게 파악하고 해결할 수 있으며, 성과를 개선할 수 있습니다. 여기서 주의할 점은 PDCA는 한번만 하는 것이 아니라 계속, 지속적으로 수행하는 것이라는 점입니다. PDCA 를 1번 돌려서 1단계 성장하고, 2번 돌려서 2단계 성장하고, 3번, 4번....계속..... 멈추지 않고 지속적으로 수행해야 합니다.
중요한 점은 Act(개선) 단계에서 기존의 프로세스나 방법을 개선해서 새로운 출발선으로 잡는다는 것입니다. 그렇게 함으로써 다시 0부터 시작하는 것이 아니라 1부터 시작해서 2, 3, 4 점점 더 성장시킬 수 있습니다.
개선되었다면 개선된 상태가 새로운 표준이다.
또한, PDCA 를 도입하면 Check 단계에서는 데이터에 기반한 판단을 하기 때문에 데이터로 이야기하는 문화를 만들 수 있다는 것도 좋은 점 중 하나입니다.
PDCA 적용 사례
PDCA는 많은 회사들에 도입되어 운영되고 있습니다. 그중 특히 도요타 자동차 사례를 꼽아볼 수 있습니다.
도요타 자동차는 PDCA를 기반으로 한 TPS(Toyota Production System)를 개발하여 생산성을 높이고, 품질을 향상시켰습니다. TPS는 지속적인 개선과 혁신을 추구하는 방식으로, PDCA의 철학을 바탕으로 만들어졌습니다. 이를 통해 도요타는 경쟁 우위를 유지하고 성장할 수 있었습니다.
어느 날, 도요타 자동차의 경영진은 생산성과 품질을 높이기 위해 기존 생산 시스템을 개선해야 한다는 결심을 하였습니다. 이를 위해 PDCA를 적용하기로 하였습니다.
첫 번째로, Plan 단계에서는 생산 시스템을 분석하고, 개선 방안을 계획했습니다. 기존 생산 시스템에서는 재고를 많이 두고, 대량 생산을 하는 방식이었습니다. 이는 생산성을 높이기는 하지만, 재고가 많아지고 불량률이 높아지는 문제가 있었습니다. 따라서 도요타는 대량 생산을 하지 않고, 필요한 만큼 생산하는 Just-In-Time 방식을 도입하기로 하였습니다.
두 번째로, Do 단계에서는 계획을 실행하였습니다. 이를 위해 생산 라인에서의 작업 순서를 최적화하고, 작업을 간소화하였습니다. 또한 작업장에서 자동화 장비를 도입하여 인력을 절약하고, 생산성을 높였습니다.
세 번째로, Check 단계에서는 생산 시스템을 모니터링하고, 성과를 검증하였습니다. 생산 라인에서 발생하는 문제점을 신속하게 파악하고, 조치를 취하였습니다. 이를 통해 생산량과 품질이 개선되었습니다.
마지막으로, Act 단계에서는 개선 결과를 평가하고, 지속적인 개선을 추진하였습니다. 생산 시스템의 문제점을 지속적으로 개선하고, 혁신적인 아이디어를 도입하여 생산성과 품질을 지속적으로 향상시켰습니다.
이처럼 PDCA를 기반으로 한 TPS는 생산성과 품질을 동시에 높이는 혁신적인 생산 시스템으로, 도요타 자동차를 세계적인 자동차 회사로 성장시켰습니다.
PDCA 를 잘 도입하려면?
PDCA를 잘 도입하기 위한 고려사항은 아래 6가지가 있습니다.
1. 목표설정의 명확성
2. 데이터의 정확성과 충분성
3. 실행 계획의 구체성과 실행력
4. 검토와 피드백의 체계성
5. 지속적인 개선의 추진
6. 조직원들의 참여
1. 목표설정의 명확성
목표가 명확하지 않으면 문제를 풀어낼 수 없습니다. SMART 기법을 활용하여 구체적이고 현실적인 목표를 설정하세요.
SMART 기법은 목표 설정 시 목표가 구체적(Specific), 측정 가능(Measurable), 달성 가능(Achievable), 현실적(Realistic), 시간적(Time-bound)으로 설정되는지 확인하는 기법입니다.
- 구체적(Specific) : 목표는 구체적으로 명확히 정의되어야 합니다. 모호하거나 불분명한 목표는 달성하기 어려울 뿐 아니라, 목표의 이해도를 떨어뜨릴 수 있습니다.
- 측정 가능(Measurable) : 목표는 목표 달성 여부를 정량적으로 측정 가능해야 합니다. 이를 통해 목표의 달성도를 정확히 파악하고 개선에 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.
- 달성 가능(Achievable) : 목표는 현실적으로 달성 가능한 수준으로 설정되어야 합니다. 목표가 높은 수준에 있다면 목표를 달성하기 위한 자원과 노력을 증가시켜야 하므로, 현실적인 가능성을 고려해야 합니다.
- 현실적(Realistic) : 목표는 조직의 현재 상황과 목표 달성을 위한 자원 및 능력을 고려하여 설정되어야 합니다. 목표를 설정할 때는 조직의 자원과 능력을 고려하여 현실적인 가능성을 파악해야 합니다.
- 시간적(Time-bound) : 목표는 목표 달성에 대한 기간이 명확히 설정되어야 합니다. 목표를 설정할 때는 목표 달성까지의 기간을 정해놓고, 이를 통해 목표 달성에 대한 우선순위와 시간 관리를 할 수 있습니다.
따라서, SMART 기법을 적용하여 목표를 설정할 때는 이러한 요소들을 고려하여 목표를 설정하고, 이를 달성하기 위한 계획을 세우고 실행해야 합니다.
2. 데이터의 정확성과 충분성
계획대로 진행되어 문제가 해결되었는지 평가하기 위해서 데이터가 정확하고 충분해야 합니다. 데이터 수집을 위한 적절한 도구와 방법을 선택하여 정확하고 충분한 데이터를 수집하세요.
3. 실행 계획의 구체성과 실행력
구체적인 실행 계획을 수립하고 실행에 필요한 자원을 확보하고 역할을 분배합니다. 만약 실행 계획이 구체적이지 않다면 제대로 실행되지 않거나 혹은 실행을 하기 위해서 또 계획을 세워야 할 수도 있습니다. 실행 계획이 구체적이라면 과업을 여러 사람과 나누어서 진행할 수 있을 겁니다. 구체적이지 않다면 누가 그 과업을 하는 것이 가장 효율적이고 효과적일지 알 수 없기 때문에 PDCA가 제대로 동작하지 않을 수 있습니다.
4. 검토와 피드백의 체계성
수집된 데이터를 분석하고, 검증하여 문제 해결의 효과를 검토합니다. 이때, 정해진 프로세스를 체계적으로 수행하여 피드백을 받고, 지속적으로 개선을 추진합니다.
5. 지속적인 개선의 추진
PDCA 사이클을 반복하여 지속적인 개선을 추진하고, 그 결과를 새로운 표준으로 잡고 지속적으로 개선합니다. 이를 위해, PDCA 방법론을 조직문화에 접목하여 지속적으로 관리하고 발전시키는 것이 중요합니다.
6. 조직원들의 참여
조직원들의 참여가 중요합니다. 이를 위해, 조직원들의 인식 변화와 역할 변화 등을 충분히 설명하고, 참여 방법과 역할에 대한 지도를 제공해야 합니다.
PDCA를 망치는 4가지 방법
PDCA를 적용할 때 발생할 수 있는 최악의 실천 방법은 다음과 같습니다.
1. 계획 단계를 건너뛰고 직접 실행 단계로 들어가는 것 PDCA의 핵심은 계획, 실행, 검토, 개선 순서로 반복적인 개선 프로세스를 만드는 것입니다. 따라서, 계획 단계를 건너뛰고 바로 실행 단계로 들어가면 문제가 생길 가능성이 높습니다. 계획 단계를 제대로 거치지 않고 실행하면, 목표를 달성하는 데 필요한 자원과 시간을 부족하게 할 수 있으며, 결과적으로 목표를 달성하지 못할 수 있습니다.
2. 검토와 개선 단계를 건너뛰는 것 PDCA는 반복적인 프로세스로, 검토와 개선 단계를 건너뛰고 바로 다음 계획 단계로 넘어가면 문제가 생길 가능성이 높습니다. 검토와 개선을 건너뛰면, 이전 단계에서 발생한 문제점을 파악하고 해결하지 않고 다음 계획 단계로 넘어가게 됩니다. 이는 문제가 계속해서 쌓이고, 결과적으로 목표 달성을 방해할 수 있습니다.
3. 변화에 적극적으로 대처하지 않는 것 PDCA는 변화에 대처할 수 있는 유연성을 제공합니다. 하지만, 변화에 적극적으로 대처하지 않고, 기존의 계획과 실행 방법을 유지하는 것은 최악의 실천 방법 중 하나입니다. 변화에 대처하지 않으면, 목표 달성을 위한 효율성이 떨어지고, 조직 내부의 문제점을 해결하지 못할 수 있습니다.
4. 팀원들과의 소통과 협력을 강조하지 않는 것 PDCA를 적용할 때는 팀원들과의 소통과 협력이 매우 중요합니다. 팀원들과의 의견교환을 통해 문제점을 파악하고, 해결책을 모색할 수 있습니다. 하지만, 이러한 소통과 협력을 강조하지 않고, 개인적인 목표 달성을 중요시하는 것은 최악의 실천 방법 중 하나입니다. 이는 팀워크를 저해하고, PDCA의 목적에 어긋나는 결과를 초래할 수 있습니다.
PDCA 적용해 보기
PDCA를 활용해서 조직원 성장시키기
PDCA는 인사관리에서도 매우 유용하게 적용될 수 있습니다. 부하직원을 성장시키기 위해서는 다음과 같은 방법으로 PDCA를 적용할 수 있습니다.
첫째, Plan 단계에서는 부하직원의 역량을 분석하고, 개인별 성장 계획을 수립합니다. 이때, 개인의 강점과 약점을 파악하여, 각각의 역량에 맞게 성장 방향을 결정합니다.
둘째, Do 단계에서는 부하직원의 역량을 개선하기 위한 교육 및 훈련을 실시합니다. 이때, 직무에 필요한 기술 및 역량에 대한 교육과 함께, 리더십, 커뮤니케이션 등 부가적인 역량 개발에도 집중합니다.
셋째, Check 단계에서는 부하직원의 성장 상황을 모니터링하고, 평가합니다. 이를 통해 부하직원의 역량이 얼마나 개선되었는지를 확인하고, 문제가 있을 경우에는 즉시 조치를 취합니다.
넷째, Act 단계에서는 개선 결과를 바탕으로 추가적인 역량 개발 방안을 도출하고, 지속적으로 성장을 도모합니다. 이를 위해 부하직원과의 소통을 중요하게 생각하고, 업무와 관련된 피드백을 주고받는 프로세스를 구축합니다.
이렇게 PDCA를 인사관리에 적용하여 부하직원의 성장을 도모하면, 조직 내에서 인재를 발굴하고, 인재를 육성하는데 매우 효과적입니다. 또한, 부하직원의 성장은 조직의 성장과 직결되기 때문에, 조직 전체의 생산성과 경쟁력을 높일 수 있습니다.
PDCA를 주간-월간으로 적용해 보자
PDCA를 일주일 단위로 적용하고 그것을 한 달 단위의 적용과 엮어서 잘 활용하려면 다음과 같은 방법을 추천합니다.
먼저, 일주일 단위로 PDCA를 적용하기 전에, 한 달 단위로 달성하고자 하는 목표와 그 목표를 달성하기 위한 세부 계획을 수립합니다. 이때, 세부 계획은 일주일 단위로 분해하여 각 주차마다 어떤 작업을 수행해야 하는지를 명확히 합니다.
일주일 단위로 PDCA를 적용할 때에는, Plan 단계에서는 각 주차마다 수행할 작업을 정하고, Do 단계에서는 그 작업을 실제로 수행합니다. Check 단계에서는 그 주차에 수행한 작업의 결과를 평가하고, Act 단계에서는 필요한 개선 방안을 도출합니다. 이렇게 각 주차마다 PDCA를 적용하면, 일주일 내에 문제를 파악하고 즉시 해결할 수 있습니다.
한달 단위로 PDCA를 적용할 때에는, 한 달 동안 수행한 작업의 결과를 종합적으로 평가하고, 개선 방안을 도출합니다. 이때, 각 주차별 평가 결과를 종합하여 한달간의 전반적인 성과를 분석하고, 개선 방안을 수립합니다.
따라서, 일주일 단위로 PDCA를 적용하면서 한달 단위의 목표를 달성하는 것이 중요합니다. 이를 위해, 각 주차마다 수행한 작업이 전체적인 목표와 얼마나 연관되어 있는지를 파악하고, 그에 따라 작업을 수행해야 합니다. 또한, 한달 동안의 성과를 분석하면서 다음 한달간의 목표를 수정하고 개선할 수 있습니다. 이렇게 일주일 단위와 한달 단위를 연계하여 PDCA를 적용하면, 목표 달성에 더욱 효과적으로 도움이 될 것입니다.
PDCA를 나에게 적용하기
PDCA는 개인이 일상생활에서도 적용하여 자기 개선에 활용할 수 있는 방법론입니다. 예를 들어, 개인 목표 설정에서 SMART 기법을 활용하여 목표를 구체적으로 설정하고, PDCA 사이클을 적용하여 목표 달성을 위한 계획 수립과 실행, 그리고 결과 검토와 피드백을 반복적으로 수행할 수 있습니다. 또한, 개인의 습관 형성이나 학습 계획 수립에서도 PDCA를 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 하루 일과를 계획하고 실행한 후에 결과를 검토하고 피드백하여, 더 나은 습관을 형성하거나 학습 효율을 높일 수 있습니다. 이처럼, PDCA는 개인의 삶의 질 향상과 개인 성장에도 유용하게 활용될 수 있습니다.
PDCA 적용 평가 방법
PDCA를 잘 적용하고 있는지를 평가하려면 다음과 같은 방법을 사용할 수 있습니다.
1. 목표 달성도 평가
PDCA의 가장 큰 목적은 목표를 달성하는 것입니다. 따라서 PDCA를 적용한 후에는 목표가 얼마나 달성되었는지를 평가해야 합니다.
2. 과정 평가
PDCA를 적용하는 과정에서 어떤 문제가 발생했는지, 문제를 해결하는 과정에서 어떤 접근 방식이 효과적이었는지 등을 평가해야 합니다.
3. 피드백 수집
PDCA는 지속적인 개선을 위한 방법이기 때문에 다음번에 더 잘하기 위해 조직원들에게 피드백을 수집하고 이를 분석하여 PDCA 자체도 개선할 부분을 도출해야 합니다.
4. 성과 비교
PDCA를 적용하기 이전과 이후의 성과를 비교하여 PDCA의 효과를 확인할 수 있습니다.
마치며
오늘은 PDCA에 대해서 알아보았습니다. PDCA는 하나의 도구입니다. 어떤 도구든 누가 어떻게 쓰느냐에 따라 결과의 차이가 많이 납니다. 우리는 PDCA를 모를 때부터 계획하고 실행해 왔습니다. 성과를 내는 이들의 특징은 계획과 실행 후에 계획이 제대로 동작되었는지 확인하고 자신의 방법을 계속 수정해 나간다는 점입니다. 어떤 이는 잘못된 방법으로 계속하고 있고, 어떤 이는 잘못된 방법임을 깨닫고 방법을 바꿉니다. 전자와 후자 중 어떤 이가 성공할 것인지는 말씀드리지 않아도 아실 거라 믿습니다. 딱 세 가지만 기억해 주세요.
1. PDCA 는 지속적으로 '어떤 것'을 향상시키는 방법이다.
2. 계획하고 실행한 다음에는 반드시 평가해 보자.
3. PDCA는 1회성이 아니라 계속해야 한다.
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